Wie erreicht man Mitarbeiter mit Kommunikation die sie gut verstehen - vorzugsweise 100%? Kultur spielt dabei eine wichtige Rolle. In der heutigen multikulturellen Realität ist es wichtig, auf kulturelle Unterschiede zu achten. Darüber hinaus ist es natürlich auch wichtig, den Mitarbeitern die Sprache verstehen. Die Überwachung der Sprachkenntnisse am Arbeitsplatz und die Minimierung von Missverständnissen verringern das Risiko von Zwischenfällen.
Sprache in Normen...
VCA unterstreicht die Bedeutung einer klaren und verständlichen Sprache mit Abschnitt 3.7, einer obligatorischen Frage sowohl für SCC*, SCC** als auch SCC-P. "Findet die Kommunikation über HSE-Themen ohne Sprachbarrieren statt?" Es ist daher zwingend erforderlich, einen Kommunikationsplan zu erstellen. Darin beschreiben Sie, wie Sie die Kommunikation mit Nicht-Muttersprachlern handhaben werden, damit auch diese die notwendigen Informationen effektiv verarbeiten können.
In der ISO-Normen Diese Sprachbarrieren werden zwar nicht namentlich erwähnt, aber auch sie weisen regelmäßig auf die Bedeutung einer klaren Kommunikation hin.
Unter ISO 9001 verlangt, dass sowohl die Qualitätspolitik als auch die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse mitgeteilt werden und verstanden sein. Darüber hinaus sollte es eine Kommunikation über die Anforderungen geben [5.1.1 f)] und Ziele [6.2.1 f)des Qualitätsmanagementsystems (KMS), sowie die Bedeutung eines wirksam System. Bei der internen (und externen) Kommunikation soll die Organisation gemäß Abschnitt 7.4 Folgendes berücksichtigen die Art und Weise wird sie kommunizieren.
Unter ISO 14001 erwarten, dass es Entsprechend intern kommuniziert wird. Die Verantwortlichen sollten dank dieser klaren Kommunikation in der Lage sein, an einer kontinuierlichen Verbesserung zu arbeiten [7.4.2].
ISO 45001 empfiehlt, dass Hindernisse und Barrieren, die die Beteiligung der Arbeitnehmer behindern, beseitigt oder minimiert werden. Ein Beispiel für ein solches Hindernis sind sprachliche oder literarische Barrieren [5.4]. Die Organisation sollte bei der Kommunikation Fragen der Vielfalt wie Sprache und Kultur berücksichtigen [7.4.1 d)].
Außerdem heißt es in den verschiedenen ISO-Normen, dass dokumentierte Informationen eine angemessene Format haben müssen (siehe Abschnitt 7.5.2). Die Sprache spielt hier eine wichtige Rolle. Da die dokumentierten Informationen nicht nur verfügbar, sondern auch nutzbar sein müssen, ist es wichtig, dass die beteiligten Mitarbeiter die Sprache verstehen.
... weil Sprachbarrieren ein Risiko darstellen ...
In den Normen wird so viel Wert auf die Sprache gelegt, weil Missverständnisse ein Risiko darstellen. Daher ist dies auch ein Aspekt, der am besten in die Risikoinventarisierung und -bewertung (RI&E) einbezogen wird.. Das Problem ist jedoch, dass in der Praxis die Maßnahmen für dieses Problem nicht so einfach sind: Alle sollen Englisch sprechen? Bilder verwenden? Alles übersetzen?
Die Plattform für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit (SER) hat eine aktualisierte "Handbuch Sprache und Sicherheitsrisiken" (pdf herunterladen hier). Darin liefern sie einen Fahrplan für Organisationen zur Beherrschung der Sprache (Probleme).
Unzureichende Sprachkenntnisse am Arbeitsplatz sind eine Folge der Globalisierung und der Flexibilisierung (höhere Fluktuation der Arbeitskräfte), so das Papier. Dies kann dazu führen Mißverständnisse. Sprachliche und kulturelle Unterschiede, geringe Lese- und Schreibfähigkeiten oder ein schwieriger Sprachgebrauch am Arbeitsplatz erhöhen somit die Wahrscheinlichkeit eines Zwischenfalls.
Daher ist die Leitfaden zu Sprache und Sicherheitsrisiken a Fahrplan für eine Sprache F&E (siehe A.3):
- Ermittlung der Sprachkenntnisse der Mitarbeiter;
- Bestimmen Sie das erforderliche Sprachniveau;
- Ermitteln Sie den Unterschied zwischen den Sprachkenntnissen und dem geforderten Sprachniveau und bestimmen Sie die damit verbundenen Sicherheitsrisiken;
- Bewertung der Prioritäten der sprachbezogenen Sicherheitsrisiken.
Zeigt die Einnahmen- und Ausgabenrechnung für Sprachen, dass es in der Organisation sprachbedingte Sicherheitsrisiken gibt, bezieht sie sich auf drei Indikatoren zur Auswahl. Diese basieren auf der Ursache der Situation: fremdsprachige Mitarbeiter, geringe Lese- und Schreibkenntnisse oder unklare Sprache. Die nachstehenden Roadmaps zur Behebung der Ursachen wurden dem Leitfaden entnommen.
Wir können Ihnen auch Tipps für eine klare Kommunikation geben an Wablieft, dem belgischen Wissenszentrum für einfache Sprache. Über dieser Link Sie kommen auf ihre Website zur Textberatung.
Anschließend bietet Modul C auch ein Lösungsbuch: Für verschiedene sprachbezogene Risikosituationen werden Umfang und Lösung erläutert, ergänzt durch ein praktisches Beispiel.
Es ist daher notwendig, unzureichende Sprachkenntnisse am Arbeitsplatz rechtzeitig zu erkennen, um Missverständnisse und die damit verbundenen Risiken zu vermeiden. Der erste Schritt besteht darin, die Sprache in eine Risikobestandsaufnahme und -bewertung einzubeziehen. Danach müssen wirksame Maßnahmen ergriffen werden.
... das bedeutet Sprachlösungen in phronesys und vca-online
In der HR-Modul Mit unserer Anwendung können Sie auf einfache Weise die (sprachlichen) Anforderungen für Arbeitsplätze verfolgen und die (sprachlichen) Kenntnisse, Kompetenzen und Schulungen pro Mitarbeiter überwachen. Die Kompetenzmatrix gibt Ihnen einen visuellen Überblick.
Um den Anforderungen der Normen gerecht zu werden und Missverständnisse zu vermeiden, stellen wir unsere Anwendungen in mehreren Sprachen zur Verfügung! Derzeit ist Phronesys in 7 Sprachen verfügbar: Niederländisch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Norwegisch und Schwedisch. Im Jahr 2021 wird auch Deutsch in die Liste aufgenommen werden.